Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben Ihnen einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung (im Folgenden zusammengefasst als „Verarbeitung“) Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Abwicklung des Fuhrparkmanagements.

1. Informationen zum Datenverarbeiter

1.1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle (nachfolgend „Verantwortlicher“ oder „Wir“ oder „Uns“) ist:

Renault Deutschland AG
Peter Huppertz Str. 5
51063 Köln
Tel.: 0221 / 65008500
www.renault.de

1.2. Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Datenschutz.Deutschland@renault.de

2. Verarbeitungsrahmen und Rechtsgrundlagen

2.1. In welchem Rahmen verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU („BDSG“) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die Anwendung finden können (Sozialgesetzbuch, Telekommunikationsgesetz, Betriebsverfassungsgesetz, u. a.).

2.2. Was sind personenbezogene Daten und welche Daten verarbeiten wir?

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Rahmen der Abwicklung des Fuhrparkmanagements verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

1. Personenbezogene Identifikationsdaten
   a) Vorname/Nachname
   b) Adresse
   c) Telefonnummer privat
   d) E-Mail-Adresse privat
   e) Name des Arbeitgebers
   f) Abteilung/Direktion
   g) Status: Aktiv/Rentner
   h) Außendienst: ja/nein
   i) Dienstwagenberechtigt: ja/nein
   
   
2. Identifizierungsdaten
   a) Führerschein-Nummer
   b) Personalnummer
   c) Fahrgestellnummer (der bestellten und gefahrenen Fahrzeuge)
   d) Kennzeichen (der bestellten und gefahrenen Fahrzeuge)
   
   
3. Sonstige Daten
   a) PLZ und Ort (bei abweichendem Fahrer)
   b) Verwandtschaftsverhältnis (bei abweichendem Fahrer)
   c) IP Adresse
   d) Cookies (nur technisch notwendige)

2.3. Woher stammen die Daten? (Datenquelle)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung des Mitarbeiter-Fahrzeugprogramms von Ihnen über die Webseite https://rdag-msx-fpm.mia-cloud.de/ erhalten.

2.4. Zu welchem Zweck erfolgt die Datenverarbeitung?

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Anbahnung und Durchführung eines Fahrzeugnutzungsvertrags im Rahmen des Mitarbeiter-Fahrzeugprogramms und für die Bestellung und der Verwaltung der von Ihnen bestellten Fahrzeuge.

2.5. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihres Fahrzeugnutzungsvertrages. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, informieren wir Sie hierüber gesondert.

2.6. Auf welcher Rechtsgrundlage beruht die Verarbeitung?

a) Zur Durchführung des Fahrzeugnutzungsvertrags, Art. 6 I lit. b) DSGVO:
Soweit dies zur Durchführung des Fahrzeugnutzungsvertrags erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 I 1 lit. b).

b) Aufgrund unseres berechtigten Interesses, Art. 6 I lit. f) DSGVO:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten außerdem zur Wahrung unserer berechtigten Interessen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Diese können z.B. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten/Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung, Art. 6 I lit. a) DSGVO:
Soweit Sie oder eine dritte Person uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit, auch mündlich, und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtsmäßigkeit, der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zu einem etwaigen Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, Art. 6 I lit. c) DSGVO
Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen u.a. in Form von:

• gesetzlichen Anforderungen
• aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht).

Diesbezügliche Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten erfolgen auf der Grundlage von Art. 6 I lit. c) DSGVO in Verbindung mit dem einschlägigen Spezialgesetz.

2.7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Fahrzeugnutzungsvertrags. Die Löschung Ihrer Daten erfolgt auf Wunsch sofort, wenn uns hierzu der Auftrag in schriftlicher Form vorliegt und von Ihnen zu diesem Zeitpunkt kein weiteres Fahrzeug genutzt wird, bzw. zu diesem Zeitpunkt keine offenen Vorgänge wie z.B. Bußgeldbescheide o.ä. vorliegen.

Wenn Sie sich in den letzten zwölf Monaten nicht in das IT-System eingeloggt haben und Ihnen kein Fahrzeug mehr zugeordnet ist, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der zwölf Monate.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen abhängig von der Rechtsgrundlage zwei bis zehn Jahre.

Im Übrigen speichern wir Ihre personenbezogenen Daten soweit und solange dies für die von uns verfolgten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Soweit über diesen Zeitpunkt hinaus gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen bestehen, die eine weitere Speicherung Ihrer Daten vorsehen, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben.
Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Verfolgung der dargelegten Verarbeitungszwecke erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

3. Weitergabe von Daten

3.1. Wer bekommt meine Daten?

a) Datenweitergabe innerhalb des Konzerns/Unternehmens o.ä.
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Verfolgung der oben genannten Zwecke und zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten benötigen. Dies betrifft vor allem solche Daten, die an die nachfolgenden Stellen übermittelt werden:
An die jeweiligen Personalabteilungen

• HR Renault Deutschland AG
• HR RCI Banque S.A. Niederlassung Deutschland
• HR SODICAM Vertriebs GmbH

b) Datenweitergabe an externe Dritte
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten externer Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter). Diese werden von uns entsprechend der Vorgaben in Art. 28 DSGVO sorgfältig ausgewählt und beauftragt; sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Dies sind Unternehmen in den Kategorien, IT-Dienstleistungen, Führerscheinprüfungen, Logistik, Abrechnung und Fuhrparkmanagement.

Darüber hinaus erfolgt die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich in gesetzlich bestimmten Fällen oder wenn Sie uns Ihre konkrete Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

3.2. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt und wenn ja, auf welcher Rechtsgrundlage beruht die Übermittlung?

Es erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland.

3.3. Welche Rechte habe ich und wie mache ich diese geltend?

Wir geben Ihnen gerne auf Anfrage Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, (Art. 15 DSGVO). Sollten Ihre gespeicherten Daten unrichtig sein, so haben Sie einen Anspruch auf entsprechende Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Einschränkung, (Art. 18 DSGVO). Sie haben zudem das Recht auf Sperrung und Löschung der bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten, wenn der Zweck für die Verarbeitung der Daten wegfällt oder sonstige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen, (Art. 17 DSGVO). Sollten der Löschung gesetzliche, vertragliche oder steuerrechtliche bzw. handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten oder anderweitige gesetzlich verankerte Gründe widersprechen, kann statt der Löschung nur die Sperrung Ihrer Daten vorgenommen werden. Darüber hinaus haben Sie ein Recht auf Übertragung Ihrer Daten, (Art. 20 DSGVO). Auf Antrag würden Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung und Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht zum Widerspruch und zur Datenübertragbarkeit.

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an datenschutz.deutschland@renault.de.

3.4. Widerrufsrecht bei Einwilligungen?

Ferner steht Ihnen bei Verarbeitungen, die auf einer Einwilligung beruhen, das Recht zu, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angaben von Gründen zu widerrufen. Die bis zum Widerruf erfolgte Datenverarbeitung bleibt rechtmäßig. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, wenden Sie sich bitte an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten
der
RENAULT DEUTSCHLAND AG
Peter-Huppertz-Straße 5, 51063 Köln
E-Mail: datenschutz.deutschland@renault.de

3.5. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die in dieser Datenschutzerklärung dargestellte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, können Sie hiergegen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, Beschwerde bei der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einlegen.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefonzentrale: +49 (0)211 / 38424 - 0